Con seguridad alguna vez en su vida, habrá recibido una carta, o cualquier otro documento similar, en donde se le realiza una petición o se le informa de algún acontecimiento o suceso; o tal vez es usted a quien le ha tocado hacer un oficio formal y no ha podido. Pero no se preocupe, porque aquí puede aprender cómo hacerlo.
Además le contamos cuáles son las reglas establecidas para darle formalidad a un documento, si es que requiere presentarlo ante una empresa o entidad gubernamental.
Si usted es de esas personas que no saben cómo hacer un oficio, ha llegado al lugar indicado, porque en este post usted puede aprender con nosotros, las normas que se deben seguir para estructurarlo, cómo están clasificados, qué tipo de contenido debe llevar, y todo lo que le puede servir para la redacción del mismo.
Continúe leyendo este post hasta el final, porque usted no sabe cuándo se puede ver en la necesidad de hacer un oficio de petición, el cual le puede traer muchos beneficios
¿Qué es un Oficio?
Un documento oficial es un documento que cumple la función de comunicar una resolución, opinión, acuerdo, orden, informe o posición.
Casi cualquier institución puede emitir o hacer un oficio, ya sea escuelas, agencias gubernamentales, sindicatos y asociaciones cívicas, y cualquier persona en general.
Si quieres saber cómo hacer un oficio, primero debes conocer sus principales partes
- Membrete: Esto es para publicitar una empresa o agencia
- Fecha: Es la fecha que da validez al trámite
- Lugar (puede ser opcional)
- Número: este es un indicador, generalmente una hoja de papel
- Destinatario: Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento
- Asunto: Esta es la esencia del documento y siempre debe existir
- Ayuda: Esto es necesario cuando la profesión requiere verificación
- Cuerpo o texto: el mensaje que se va a transmitir
- Despedida: puede ser formal o informal, ya que es obligatorio, pero varía de un documento a otro
- Firma: la firma manuscrita de la (s) persona (s) responsable (s)
- Aplicación Se puede utilizar o no, siempre dependerá del sujeto y del responsable
¿Cómo se Clasifican?
En la actualidad, los diferentes oficios se pueden clasificar de según el uso que se les dé, el tipo de empresa o institución que los emite, y también, de acuerdo al tipo de persona al que está dirigido; así como el destino que este tenga.
Procedencia
Cuando usted hace un oficio o lo recibe, debe conocer su contenido, para saber si es emitido por una empresa privada, un ente gubernamental, o también si lo ha redactado una persona normal, ya sea jurídica o privada. Más adelante veremos en este artículo, cuáles son las características que lo diferencian, y que nos permite reconocerlos.
Lugar de Destino
En el caso de este tipo de oficio, estos se clasifican a su vez en dos tipos; los oficios interiores, que son aquellos que han sido emitidos a personas que trabajan dentro de una misma empresa o ente gubernamental, y que se hacen llegar directamente al destinatario; bien sea en persona, o través de correo electrónico, Skype, o similar.
En cuanto a la manera de hacer un oficio exterior, este se hace cuando deseamos transmitir una información bien sea al público en general, a una empresa específica, o a cualquier ente gubernamental que así lo amerite; en pocas y simples palabras, estos oficios van dirigidos a personas que no laboren en su empresa.
Cantidad de Personas que lo recibirán
Esta es nuestra tercera manera de clasificar los oficios, teniendo en cuenta el número de personas que lo van a recibir. En este mismo orden de ideas, estos los vamos a clasificar a su vez en oficios directos simples, y oficios directos múltiples.
Para hacer un oficio, como ya le comentábamos al principio, debemos saber a quién va dirigido; en el caso del oficio directo simple, este va dirigido a un solo destinatario, ya sea una persona, una empresa, una entidad gubernamental, tienda, o similares.
Si se trata de una empresa, en este caso lo más recomendable es que cuando usted vaya a hacer un oficio, lo dirija a nombre del dueño o responsable de la misma; de igual manera, si usted desea darle un carácter más serio y con mayor validez empresarial, es imprescindible que este oficio esté emitido por la institución en la que usted labora.
Es necesario acotar, que en cuanto al tema de la validez, existen ciertas excepciones a esta regla, y es que en los casos de los oficios que son emitidos por una institución educativa o entidades bancarias, entre otras, también tienen validez oficial.
Si usted necesita hacer un oficio múltiple que va dirigido a grupos de personas o de empresas, puede relajarse un poco, ya que estos aunque suelen presentar la misma estructura en su composición, tienen la ventaja, que puede emplear una redacción menos personalizada y un poco más coloquial.
Esto quiere decir, que no es necesario colocarle un nombre de receptor, sino con un simple “A quien corresponda”, es más que suficiente.
¿Cómo Hacer un Oficio Formal?
Antes de hacer un oficio formal, usted debe saber que este suele constar de una o dos páginas según la información que se presentará. Además, el papel por lo general, debe ser de tamaño carta (21,59 cm x 27,94 cm); pero eso no significa que no pueda elegir A4 (21 cm x 29,7 cm) o el tamaño oficio (21,59 cm x 35,56 cm), aunque no resulte muy común.
Reglas básicas al hacer un oficio
- Se redacte en primera persona
- No se exceda el largo de dos páginas
- Debe ser escrito a renglón cerrado o renglón medio
Además de lo antes expuesto, al hacer un oficio, para que este tenga carácter formal, es necesario que cumpla con lo siguiente
Debe colocar el lugar en que se realizó el documento, y la fecha hora debe ser explicita, indicando el día, mes y año
- Destinatario: si se trata de un oficio simple, como el que explicamos al inicio de este post, entonces debe tener presente que no puede faltar el nombre y dirección de la persona, empresa, o entidad gubernamental a la que va dirigido el oficio. De igual manera, si se trata de hacer un oficio público, entonces con un simple “A quien corresponda”, es más que suficiente.
- Es necesario que contenga el motivo del oficio
- Si por algún motivo existen antecedentes o anexos, se sugiere que los agregue, de ser necesario
- Una vez que haya finalizado su exposición, debe incluir una despedida cordial, y si es necesario dejando abierta la posibilidad de una posible respuesta, o la continuidad de lo expuesto
- Para finalizar se coloca el calce y firma de quien emite oficio, seguido de la firma y sello de la empresa
- En caso que no se trate de una empresa o ente gubernamental, el sello es opcional
- En cuanto a la numeración que en ocasiones solemos ver en un oficio, esto corresponde a un serial o siglas que identifican el lugar de procedencia.
- Asimismo, las letras que suelen aparecer en la parte inferior izquierda de la página, corresponden a la persona que se le encomendó hacer un oficio, y el jefe o supervisor de la misma
Pero no se preocupe si usted no cuenta con sello, numeración o siglas, porque esto es una modalidad que se ha estandarizado por las empresas que realizar oficios asiduamente.
Estos datos como le mencionamos es una información opcional, y en nada altera el contenido u objetivo del oficio; por lo que podemos entender, que si lo coloca o no, no es relevante, y va depender directamente de quien emita el oficio.
¿Qué son los Oficios de Petición?
Este es un documento 100% oficial que generalmente se envía a alguna autoridad para solicitar un producto o servicio específico. Suele utilizarse entre agencias gubernamentales o agencias oficiales cuando realizan una solicitud a la autoridad responsable de procesar esa solicitud.
Si en algún momento requiere de hacer un oficio de petición, nosotros le compartimos algunas recomendaciones que le serán de mucha utilidad, ¡Ponga mucha atención!
¿Cómo se redactan?
Como ya le explicamos en el apartado anterior, este es un documento muy diferente al que le hemos comentado antes, es por ello que si necesita hacer un oficio de petición, para solicitar algo, debe tener presente que su estructura difiere de los otros, por lo que debe seguir las siguientes indicaciones
- Tanto la ubicación como el lugar y fecha de emisión, en este caso se debe colocar en la esquina superior derecha de la página
- Al tratarse de un documento de carácter oficial, es necesario que le coloque el número de página o clave del oficio
- Seguidamente debe introducir los datos del destinatario
- Debe colocar el nombre completo, el cargo que ocupa, y la institución a la cual se emite el oficio de petición
- Dr. Leopoldo Gaméz Rondón, Jefe de pediatría, Hospital Central de San Cristobal
- Luego de colocar el destinatario, es momento de comenzar con la redacción del oficio
- En primer lugar debe comenzar colocando el asunto, el cual debe ser redactado de manera clara y sencilla, explicando lo que quiere conseguir a través de este documento
- En caso de que se trate de la continuación o respuesta de un oficio de petición anterior, es recomendable que realice un breve resumen del oficio anterior, para que el lector pueda recordar de qué se trata, o lo que quiere decir
- Después de hacer este resumen breve, es momento de detallar ahora sí, el motivo de su oficio de petición, argumentando cuáles son sus necesidades y requerimientos
- Para finalizar debe redactar una despedida cordial, amable, y dejando expuesto su deseo de recibir respuesta a la brevedad posible.
- Un poco más debajo de su despedida, puede colocar si así lo desea un “Atentamente”
- Coloque los sus datos y el cargo que desempeña, junto a la institución que representa o que emite la carta
- Si se trata de una carta personal, solo tiene que colocar sus datos, número de identificación, y un teléfono para que lo puedan ubicar
- Tenga presente que una vez que imprima el oficio de petición, se debe colocar la firma y sello húmedo, de la empresa o ente gubernamental
- Le podemos sugerir que imprima varias copias de su oficio de petición, para que pueda enviarlas a cada una de las entidades que lo amerite
Diferencia entre Oficio de Petición y Carta de Petición
Para hacerlo de una breve manera, podemos decir que el oficio de petición puede denominarse un documento o comunicación por escrito que es de naturaleza puramente formal.
Es utilizado por funcionarios gubernamentales o autoridades de varios departamentos públicos y privados, y está destinado según la persona o empresa que lo emita, para difundir disposiciones, consultas, órdenes, informes, entre otras cosas. Además, sirve para preparar acuerdos, colaboraciones, agradecimientos, entre otros.
Si usted necesita realizar una carta de petición a una entidad gubernamental, sabe que aunque usted no sea una persona jurídica, debe cumplir con las normas que ya le hemos comentado antes, porque esto es lo que le va dar seriedad y carácter a su oficio de petición.
Está comprobado que las oficios de petición que están bien redactados, son los que por lo general, reciben respuesta más rápidamente; y casi siempre, con buenas noticias.
Consejos Para Redactar un Oficio
Como ya hemos visto a lo largo de este post, hacer un oficio no es tan complicado como pensaba al principio, solo debe seguir las recomendaciones y reglamentos que están establecidos, y seguir estos últimos consejos
- Sea muy cuidadoso a la hora de colocar el destinatario, tómese su tiempo, y verifique que los datos estén escritos correctamente
- Tenga presente que si usted va hacer un oficio de petición, obligatoriamente debe tener un destinatario, por lo que “A quien corresponda” no lo puede colocar aquí
- Si usted coloca en este oficio a quien corresponda, esto no le da carácter o seriedad; pero si por el contrario usted sabe a quién le va dirigir su documento, está demostrando que tiene en conocimiento quién es el ente encargado y responsable de responder a su petición
- Sea lo más concreto posible al momento de redactar el contenido, no es necesario que de tantas vueltas, para terminar diciendo lo mismo. Una cosa muy importante, asegúrese que cualquier persona que lea su oficio, tenga la capacidad de comprender lo que desea transmitir
- Preste especial atención a todos los consejos y recomendaciones que ha recibido a lo largo de este post, porque con tan solo seguir nuestros pasos, podemos garantizarle que usted puede hacer un oficio de una excelente manera.
Carta de presentación
Muy a menudo, los solicitantes de empleo se olvidan de las cartas de presentación y las dejan para el último minuto, por lo que no tendrán tiempo suficiente para incluir información importante y relevante en ellas. Si bien esto puede no parecerlo, puede afectar sus posibilidades de encontrar un trabajo. Veamos por qué es necesaria una buena carta de presentación.
Sabemos lo importante que es dar una buena primera impresión, especialmente cuando se trata de una carta de presentación para un trabajo. Este sencillo documento brinda a los reclutadores la oportunidad de aprender más sobre usted, tanto como persona como como profesional.
Escribir es la oportunidad perfecta para diferenciarte de tus competidores y llamar la atención, porque no todos los que se postulan para un trabajo son convocados para una entrevista. Asegúrese de adaptar su carta de presentación para el trabajo que está solicitando y asegúrese de corregir los errores ortográficos o gramaticales.
Al igual que la ortografía y la gramática, su estilo y tono de comunicación son importantes para su carta de presentación. Las palabras que usa en su carta le dicen al lector cómo procesa la información y se comunica con otras personas.
La capacidad de comunicarse de manera eficaz es esencial en cualquier industria o trabajo.Tanto es así, que la correcta elección de palabras expresa claramente su interés en trabajar para la empresa y su determinación de demostrar que es el mejor candidato. Por esta razón se debe tener en cuenta, que, en algunos casos, la carta de presentación se vuelve más importante para el reclutador que el currículum.
Por eso es súper importante, que sea honesto en su carta de presentación y que escriba sobre su interés en trabajar para la empresa, es posible que le perdonen una falta de redacción, o que se le vaya un error en la ortografía; pero lo que si es imperdonable, es que usted mienta en la información suministrada.